蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受

情景回顾:

你有事情需要当面向上司汇报,就需要和领导预约时间。

于是,当你的上司回到办公室,可能还没有来得及坐下,你赶紧走上前去,微笑地问道:“经理,今天下午两点钟有时间吗?”

“没时间!”经理冷冰冰的回复,简简单单的3个字打破了你一开始看似不错的计划。

最初的计划:

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图

你原本想先和领导预约一下时间,只需要一刻钟的时间,把问题汇报完毕,并且提前做好了汇报内容,甚至是做了必要的演练。等汇报完毕后,可以得到经理的指示和答复,再根据领导的指示开展接下来的工作。

你知道上司很忙,因为他负责的项目很多。但是根据公司的工作流程和制度规定,有些事情你是必须要汇报的。因为需要上司批准才能执行。你的选择是当他开完会一会到办公司,你就赶紧过去。尽管你和上司预约时间时笑容可掬,但是还是被拒绝了。

为什么会被拒绝呢?

在我看来,你被拒绝可能有几下几个原因:

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(1)

01作为下属,你却安排了领导的时间。

在公司,组织架构中的每一个职位上,都有自己负责的事情,往往是职位越高,要忙的事情就越多。所有作为上司,他可能真的很忙,没有多余的时间。你觉得一刻钟没什么,上司可能很在乎,甚至是一分钟都很在乎。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(2)

02你没有明确告诉上司你需要占用他多少时间。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(3)

你问询上司2点有时间吗?显然,你是需要占用的他的时间,可是你是占用5分钟,10分钟,半小时还是更久呢?你没有说,你的上司自然无从得知,在一个时间很宝贵的上司那里,自然不会给你占用他时间的机会。

03你没有明确说出要解决的问题是什么。

你预约时间,却没有说要做什么。上司就需要花费精力思考,你要干什么,他可能想到你要问一些与当前工作无关的事情,或者你工作中遇到什么困难需要他解决,甚至是其他的他不想和你沟通的事情。这个时候,拒绝就是一种避免接触自己不想面对事情发生的最好方式。

那么,怎么问才更容易被接受呢?

常用的方法就是把上面的3个问题规避掉就可以了。

首先,不要规定你需要的时间,可以问上司什么时候方便,如果所需占用上司的时间较短,但就选择现在。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(4)

其次,告诉上司你要占用他多久时间,这个时间越短越好,大部分请示类的事情,1分钟就足够了。个别重要的事情,可以说5分钟,或者几分钟。

再次,告诉上司你要说的事情,上司会判断该事情的重要性和优先级,如果是重要的或者紧急的话,上司自然是会给你时间的。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(5)

所以,正确的问法应该是这样的:

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(6)

“经理,关于和康总公司合同的事情,我可以占用您一分钟的时间吗?”

这种问法,领导知道了你的问题是什么,也知道了你所需的时间,就会容易接受你的汇报,即使是当时上司确实没有时间,他也会回复“不好意思,我要马上处理个事情,10分钟之后叫你”。哪怕他一天都没有时间,他也会回复“你给我发个邮件”。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(7)

这样,事情便被顺利地解决了。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(8)

有些人可能会较真:“你就说一分钟,万一汇报不完咋整?”

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(9)

其实,只占用上司一分钟,是给上司一种很快就能结束的感觉,只要他同意和你商谈,及时一分钟没有结束,他也会让你讲完,如果事情比较重要的话,他可能还会和你探讨或者给予你重要指示,这个时候,他也会觉得时间没有被浪费掉。

当然,我们要遵循的原则是:用最短的时间。

不说假大空虚的话,不说模棱两可的话,反应问题,或汇报结果要具体,精准。要用最少的字清楚地表达最重要的意思。

另外,要练习自己把事情控制在一分钟中之内。其实很多事情都是可以在一分钟之内解决的。之前我们讲过一页汇报法,和今天我们再来谈一下一分钟汇报法其实是一个意思,都是力求高效的沟通。

那么一分钟真的可以做很多事情吗?

我们最后讲一个小故事来说明这个问题。

班杰明是着名的教育学家,非常知名,很多人都想向他请教。有一个青年也是他的粉丝,非常渴望得到他的指点,于是约好了时间和地点。

根据约定,这名青年如期地到达了班杰明的家中,班杰明家的们敞开着,屋里一片狼藉,十分杂乱。青年人大吃一惊,觉得不可以思议。可是还没等这名青年说话,班杰明热情地打着招呼:“我的屋子里太乱了,请你在屋外等我一分钟,我收拾一下。”

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(10)

一分钟之后,班杰明请青年人进屋,这时,青年人意外的发现:屋里突然变得井井有条,而且桌子上还有2杯刚刚倒好的红酒。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(11)

青年人满腹的疑问,可是还没有问出口,班杰明就客客气气地说:“干杯,小伙子,你可以走了!”

青年人听到逐客令,说到:“可是,我还没有向您请教呢?”

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(12)

“难道这些还不够吗?”班杰明微笑着环视着自己的屋子,又补充道“你已经进来一分钟了。”

“一分钟。”青年人恍然大悟,说到“我懂了,一分钟可以做很多事情。“青年人起身,给班杰明深鞠一躬,转身离开。

是啊,只有从内心认可一分钟可以做很多事情,才可以真正地做到一分钟可以做很多事情,而事实上也是一分钟可以做很多事情。

蜜蜜直播:当你向上司约时间汇报时,这种方式更容易被接受插图(13)